文件管理办法

1．目的和适用范围

1.1目的为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。

1.2适用范围本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。

2．管理职责

2.1总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。

2.2体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。

2.3受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的存档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。

2.4采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。

3．文件的审批

3.1公司管理性文件由总经理审批。

3.2公司技术性文件由主管领导审批。

3.3采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。

3.4新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。

3.5受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。

4．文件发放公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。

5．文件的修订/更改

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